Facilities Manager – O que é isso?

Cena clássica de todos os dias: entro no carro e o motorista ou taxista pergunta:
– E aí, o que você faz?
– Sou gerente de facilities.
– (longo silêncio…) (cara de paisagem…). Legal. Quer ouvir alguma rádio?

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Vou falar um pouco sobre esta profissão que muita gente ainda não faz a menor ideia do que seja. Antes, precisamos entender que os maiores custos de uma empresa são as pessoas – a folha de pagamento desta empresa; o patrimônio pensante que emprega diariamente seus recursos intelectuais e sociais para fazer negócios com seus clientes e trazer lucro para os investidores e proprietários. É comum dizer que os gastos com recursos humanos estão entre os maiores em qualquer tipo de negócio – embora seja bastante provável que isso possa mudar no futuro com robôs e inteligência artificial, mas é apenas uma opinião pessoal.

Em segundo lugar temos os custos com as instalações, isto é: os escritórios, galpões, fábricas e imóveis – os espaços físicos ocupados por esta empresa. Todos os custos para manter estes lugares funcionando com a infraestrutura adequada e necessária para o funcionamento dos negócios, como por exemplo: energia, manutenção, ar-condicionado, sistemas de proteção e prevenção de incêndio, etc – são relacionados às atividades que podem ser enquadradas como Facilities Management.
Justamente a palavra “facilities” vem de “instalações” (tente o Google Tradutor), e não de “facilidades” – embora facilidade seja uma coisa que nos seja cobrada “como passe de mágica” frequentemente. Encontrar soluções criativas para os diversos problemas, trazendo soluções que geram facilidades para todos – mais conhecido religiosamente como “milagres”.

“Ah então você é um zelador?” – de certa forma sim, mas, o zelador cuida das tarefas básicas para manter um espaço em bom estado de conservação. O gestor de facilities também faz isso, mas suas atribuições vão um pouco além, pois ele também organiza todas as atividades para que estas instalações estejam adequadas para suportar e dar apoio aos negócios, olhando para aspectos mais estratégicos, como o tipo de atividade fim daquele empreendimento. Então, se uma empresa tiver uma estratégia mais focada em receber seus clientes no local, as instalações terão de estar alinhadas a esta estratégia – um bom atendimento com estacionamento, manobristas; uma recepção melhor preparada; salas de reunião e de convivência, toaletes, alimentação e tudo mais que puder proporcionar uma melhor experiência para esses clientes – caberá ao gestor de facilities organizar as operações desta forma. Se, por outro lado, o foco é orientado para público interno, então a estratégia de facilities vai ser adequada para melhor acomodar seus funcionários, os proporcionando maior bem-estar naquele espaço e tenham acesso a tudo necessitam para aumentar a produtividade. Há ainda os ambientes industriais, onde as preocupações serão voltadas para o melhor funcionamento da fábrica, em detrimento dos demais aspectos.

Além de cuidar da estratégia de ocupação dos espaços o gestor de facilities também precisa organizar todas as operações dentro de algumas preocupações legais, trabalhistas e ambientais. É fundamental garantir que todos os aspectos do local de trabalhos estejam seguros e livres de risco de acidentes de trabalho, propagação de doenças ou contaminação dos ambientes. Além de proteger a integridade e a vida das pessoas, isso blinda a empresa de reclamações trabalhistas relacionadas a periculosidade de trabalho. Gerentes de facilities são frequentemente acionados pela justiça para prestar contas sobre as condições de trabalho. Por isso é importante ter um plano de trabalho atualizado com as exigências legais e fazer auditorias para assegurar o cumprimento das melhores práticas de segurança, bem estar, saúde e impacto ao meio ambiente.

Para organizar tais operações a gestão de facilities deve desenvolver os principais fornecedores de cada serviço. Estima-se que cada empresa possui de 15 a 30 tipos de serviços necessários para manter suas instalações funcionando, dentre os quais:

  • Portaria;
  • Recepção;
  • Estacionamento;
  • Limpeza;
  • Zeladoria;
  • Vigilância;
  • Controle de acesso;
  • Jardinagem;
  • Transportes;
  • Almoxarifado;
  • Correios e malotes;
  • Alimentação;
  • Construção e reformas;
  • Sistemas de ar-condicionado;
  • Sistemas elétricos;
  • Sistemas hidráulicos;
  • Coleta de lixo;
  • Elevadores;
  • Geradores;
  • Outros serviços.

Para organizar todos esses serviços em forma de contratos, além de contar com várias empresas terceirizadas, cada qual especialista em uma das atividades acima, é importante desenvolver pessoas que possam olhar para todos esses aspectos – administrativos, financeiros e operacionais.

Neste ramo são necessárias algumas habilidades e competências, além de alguns superpoderes para poder entregar um bom resultado:

Liderança e gestão de pessoas
A natureza dessa gama de serviços demanda grande quantidade de pessoal envolvido nestas atividades, desde o perfil mais básico operacional até um nível mais sênior, financeiro, gerencial, dependendo do tamanho e complexidade. Lidar com todos os tipos de equipes e perfis irá exigir bastante da liderança e capacidade de gerenciar pessoas do profissional que assume este papel. Desenvolver as pessoas é crucial para o aumento de confiança e autonomia de cada peça deste quebra-cabeça.

Visão financeira e negociação
Tudo custa muito em facilities. E é um custo que muitas vezes não pode ser evitado. Montar um portfólio de serviços para conservar e manter as instalações vai requerer um orçamento bem ajustado e de acordo com as capacidades financeiras do negócio. Aliado a isso, temos uma grande quantidades de executivos que desconhecem a importância desses serviços, e simplesmente irão questionar a necessidade ou o valor dos serviços, o que vai tornar o processo de formação de orçamento ainda mais complicado. Haja paciência.

Priorização e resolução de problemas
Cada dia é diferente na rotina de facilities management. Surgem problemas de diferentes grandezas mas que, aos olhos de quem demanda, cada cliente vai achar que o seu problema é maior que o dos outros e irá te cobrar por isso. Saber priorizar aquilo que é mais crítico e causa maior impacto é crucial para negociar as expectativas e demandas que aparecem.

Clarividência e paciência sobre humana
A capacidade de prever o futuro, ler mentes, entender o que os clientes querem solicitar, além de uma super paciência para lidar com todos os tipos de ego não pode ser desconsideradas. De uma forma bem divertida e metafórica, a empresa é como um zoológico, e alguns animais “se sentem mais belos e especiais” que os outros. E o zelador do zoológico precisa tratar todos da mesma forma, sem machucar seus frágeis personagens. Não é pra qualquer um.

Há um filme do Ben Stiller onde ele retrata muito bem o papel de um Facility Manager: Roubo nas Alturas (Tower Heist, 2011). Embora mais focado em um empreendimento misto, residencial e comercial, a ideia de estar atento às necessidades de todos os tipos de inquilinos é extremamente bem relatada neste filme. Não vou dar spoilers, vale a pena conferir.

Se quiser saber mais sobre este tema entre em contato comigo pelo Twitter ou LinkedIn e vamos conversar.

Obrigado e até a próxima!

~Dave

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