Profissionais de FACILITIES: quem são, onde vivem, o que fazem?

Cena clássica.
Entro no carro e o motorista de aplicativo pergunta:
– E aí, o que você faz?
– Trabalho com facilities.
– (longo silêncio…)

Vamos falar sobre esta profissão que muita gente desconhece: Facilities.

Antes, precisamos entender que os maiores custos de uma empresa são as pessoas – a folha de pagamento. O patrimônio pensante. Depois temos os custos com as instalações, isto é: escritórios, galpões, fábricas, aluguéis e imóveis – os espaços físicos ocupados por esta empresa.

Estas instalações, juntamente com todos os esforços para manter estes lugares funcionando – energia, manutenção, ar-condicionado, limpeza, segurança – exatamente essas atividades: são consideradas “facilities”, e representam o segundo maior custo das empresas. Justamente a palavra “facilities” vem de “instalações” (tente o Google Tradutor), e não de “facilidades” – como muitos acreditam.

Muito embora facilidade seja uma coisa que nos cobram “como passe de mágica” o tempo todo.  Encontrar soluções criativas para os diversos problemas, trazendo soluções que geram facilidades para todos – mais conhecido como “milagres”.

“Então você é um zelador?”
De certa forma sim. O zelador cuida das tarefas básicas para manter um espaço em bom estado de conservação. O profissional de facilities também faz isso, mas suas atribuições vão um pouco além: ele também organiza as atividades para que estas instalações estejam adequadas para dar apoio aos negócios, de forma estratégica.

Então, se uma empresa tiver uma estratégia mais focada em receber seus clientes no local, o espaço precisa estar alinhado desta forma: um bom atendimento no estacionamento, manobristas, recepção melhor preparada, salas de reunião e tudo mais que puder proporcionar uma melhor experiência para esses clientes.

Por outro lado, se o foco é melhor acomodar seus funcionários, a estratégia irá demandar atenção para estas características – para que os funcionários tenham um ambiente para aumentar a produtividade.

Além da ocupação de espaços o profissional de facilities também precisa ter algumas preocupações legais, trabalhistas e ambientais. É fundamental garantir que o local de trabalho esteja seguro e livre de risco de acidentes, focos de incêndio ou contaminação de ambientes.

Além de proteger a vida das pessoas, isso blinda a empresa de reclamações trabalhistas.
Profissionais de facilities são frequentemente acionados pela justiça para prestar contas sobre as condições de trabalho.

Por isso é importante ter um plano de trabalho atualizado com as exigências legais e fazer auditorias para assegurar o cumprimento das melhores práticas de segurança, bem estar, saúde e impacto ao meio ambiente.

Para organizar essas operações a gestão de facilities deve desenvolver fornecedores para cada tipo de serviço, conforme a lista abaixo:

  • Portaria
  • Recepção
  • Estacionamento
  • Limpeza
  • Zeladoria
  • Vigilância
  • Controle de acesso
  • Jardinagem
  • Transportes
  • Almoxarifado
  • Fluxo de correspondências
  • Alimentação
  • Construção e reformas
  • Sistemas de ar-condicionado
  • Sistemas elétricos
  • Sistemas hidráulicos
  • Coleta de lixo
  • Elevadores

Qualquer um pode trabalhar com facilities?
Sim, desde que tenha algumas competências – além de superpoderes para poder entregar um bom resultado:

Liderança e gestão de pessoas
A quantidade de serviços requer muitas pessoas envolvidas – desde perfis mais básicos até um nível mais sênior, financeiro, gerencial, dependendo do tamanho e complexidade. Lidar com todos os tipos de equipes e perfis irá exigir bastante da liderança e capacidade de gerenciar pessoas do profissional que assume este papel. Desenvolver as pessoas é crucial para o aumento de confiança e autonomia de cada peça deste quebra-cabeça.

Visão financeira e negociação
Tudo custa muito em facilities. E é um custo que muitas vezes não pode ser evitado. Montar um portfólio de serviços para conservar e manter as instalações vai requerer um orçamento bem ajustado e de acordo com as capacidades financeiras do negócio.

Priorização e resolução de problemas
Cada dia é diferente na rotina de facilities. Surgem problemas de diferentes grandezas mas que, aos olhos de quem demanda, cada cliente vai achar que o seu problema é maior que o dos outros e irá te cobrar por isso. Saber priorizar aquilo que é mais crítico e causa maior impacto é crucial para negociar as expectativas e demandas que aparecem.

Clarividência e paciência sobre-humana
A capacidade de prever o futuro, ler mentes, entender o que os clientes querem solicitar, além de uma super paciência para lidar com todos os tipos de ego não pode ser desconsiderada. De uma forma bem divertida e metafórica, a empresa é como um zoológico, e alguns animais “se sentem mais belos e especiais” que os outros. E o zelador do zoológico precisa tratar todos da mesma forma, sem machucar seus frágeis personagens. Não é pra qualquer um.

Há um filme do Ben Stiller onde ele retrata muito bem o papel de um profissional de facilities: Roubo nas Alturas (Tower Heist, 2011).
Não vou dar spoilers, vale a pena conferir.

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Até a próxima!

DB

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